1.1.
Документознавство як наука
1.2.
Об'єкт і предмет документознавства
1.3.
Поняття про документ
1.4.
Властивості документа
1.5.
Ознаки документа
1.6.
Функції документа
1.1. Документознавство як наука
Документи забезпечують закріплення, збір і обробку
інформації, передачу й використання інформації, а також її збереження.
Документознавство - це наука про документ і
документно-комунікаційну діяльність
Об'єктом документознавства як науки є комплексне
вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для збереження
й поширення інформації в просторі й часі.
Предметом документознавства є створення наукового
знання про документ в єдності його інформаційної і матеріальної складових, про
закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.
Документознавство вивчає документ як систему, його
властивості, параметри, структуру, функції, методи й способи документування,
класифікацію документів.
Поняття «документ» є центральним, фундаментальним
у документознавстві.
УВАГА! Міжнародна організація зі стандартизації подає таке
визначення (ІСО):
документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в
документаційному процесі.
Сфера діяльності ІСО стосується стандартизації у всіх галузях, крім
електротехніки й електроніки, що відносяться до компетенції Міжнародної
електротехнічної комісії (МЕК).
В Україні офіційно прийняті три значення документа,
зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):
ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може
розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності.
ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з
інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й
просторі.
ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить
у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має
відповідно до чинного законодавства правове значення.
Для документознавства найбільш прийнятним є визначення
Документа II: двостороння одиниця – об'єднання матеріального об'єкта з
інформацією, закріпленою способом, створеним людиною.
Головною складовою документа виступає інформація, що має
свою специфіку:
Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною
для використання в суспільстві.
Документ припускає наявність семантичної інформації, що є
результатом інтелектуальної діяльності людини.
Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень.
Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення
являє собою закодований текст.
Документ – це інформація, що зафіксована на матеріальному
носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії,
звукозапису та ін.).
Документ має субстанціональність (речовинність – обов’язкову
матеріальну складову).
УВАГА! Документ – складний об'єкт, що є єдністю
інформації і матеріального (речовинного) носія.
Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей
(відрізнювальних якостей). Найбільш істотні з них такі:
Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних
складових, без яких він існувати не може.
Документ як цілісна система складається з двох основних складових –
інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у
недокумент (в усне мовлення).
Функціональність документа, тобто його призначення для
передачі інформації в просторі й часі.
Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його
елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі,
тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх
змінах.
До відмінних ознак документа відносяться:
Наявність змістового семантичного змісту.
Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних
знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою
ознакою.
Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале
збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації
в просторі й часі.
Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний
статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації
в просторі й часі.
Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене
повідомлення не може бути повноцінним документом.
Функція документа – це його суспільна роль, соціальне
призначення, мета й завдання.
Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це
зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для
забезпечення потреб суспільства.
Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна –
притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.
Інформаційна функція – це здатність документа
задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації,
знань.
Комунікативна функція – це здатність документа бути
інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування,
послідовності.
Кумулятивна функція – це здатність документа набувати,
концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для
теперішнього й майбутнього поколінь.
Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам
і типам документів. Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну
(освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.
Немає коментарів:
Дописати коментар