Соціальна документно-комунікаційна система

5.1. Документна комунікація

5.2. Документна комунікаційна система

5.3. Документна діяльність

5.4. Документний фонд

5.1. Документна комунікація

Документна комунікація (ДК) – комунікація, опосередкована документом, побудовану на обміні документами між двома або більше людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.

УВАГА! У процесі соціальної документної комунікації беруть участь три основні елементи: комунікант, комунікат і реципієнт.

Комунікант – відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт повідомлення – його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може відбутися.

комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася тільки у тому випадку, коли реципієнт (споживач) одержав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом.

Мал. 1. Документна комунікація

Кодування – це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача комунікант, у кодах або символах, тобто в знаках, зрозумілих реципієнту. Повідомлення – це зафіксована ідея, яку хотів комунікант повідомити реципієнту. Повідомлення складається з двох таких компонентів:

1) зміст повідомлення – думки, аргументи, факти;
2) засоби передачі (каналу) документного повідомлення – книги, журнали, газети, афіші, грамплатівки, диски і т.ін.

Декодування повідомлення – прочитання його одержувачем. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати й інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї.

5.1.1. Документна комунікація як підсистема соціальної комунікації

ДК є однією з основних підсистем соціальної комунікації, тобто системою обміну інформацією між двома і більше людьми.

УВАГА! Вся документна інформація рухається формальними каналами комунікації. До основних офіційних каналів документної комунікації відносяться видавнича, книготорговельна, інформаційна діяльність, бібліотечна, архівна й музейна справа. Розрізняються між собою названі структури ДК орієнтацією на різні види документів, форми й методи їх обробки й представлення споживачу.

Залежно від кількості тих, що спілкуються, у структурі соціальної комунікації виділяється:

Двостороння комунікація (коли учасники поперемінно виступають у ролі то комуніканта, то реципієнта),

групова комунікація (об'єднує порівняно невелике число людей так, що комунікант може враховувати особливості й реакцію кожного з реципієнтів) і масова комунікація,

масові комунікації– офіційні структури поширення інформації (повідомлень) на великі аудиторії. До масових комунікацій відносяться друк, радіо, телебачення, кіно, звуко- і відеозапис і інші канали передачі інформації, Internet.

За формою представлення інформації соціальні комунікації діляться на документні і недокументні.

5.1.2. Співвідношення документної і недокументної комунікації

Увага! Документна комунікація існує паралельно з недокументною соціальною комунікацією. У недокументній комунікації інформація (повідомлення) передається в не закріпленій на речовинному носії формі – в усній мові, радіо- або телепередачі і т.ін.

Документна комунікація є однією з провідних підсистем соціальної.

5.2. Документна комунікаційна система

Документна комунікаційна система (ДКС) – це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

Система документних комунікацій – це сукупність всіх документів, відправників документної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографії, фахівців в області інформації та документації); виробничих процесів (створення, обробка, зберігання, розповсюдження документів) і стосунків між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування. Відсутність хоч би одного з елементів ДКС приводить до руйнування системи.

5.3. Документна діяльність

Увага! Документ – це результат цілеспрямованої діяльності, яка протікає в межах колективної дії.
Документ – результат практичної документної діяльності, яка включає:

документування, мета якого – створення якогось змістового повідомлення;

обробка, мета якої – змістова й формальна оцінка документа;

поширення, мета якого – доведення документа до споживача;

зберігання, мета якого – забезпечення тривалого фізичного збереження і захисту документів від передчасного руйнування;

використання, мета якого – прочитання документа споживачем, пошук необхідної інформації;

утилізація, мета якої – здача документа в утиль для подальшої переробки.

5.3.1. Процес створення документа

УВАГА! Створення документа або документування – складний процес, у якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст і т.ін.

До нього звичайно відносять дії, пов'язані з формуванням документа як специфічної системної триєдності: змісту (соціальна інформація), знакової (семіотична інформація) і матеріально-конструктивної (технологічної) форм.
.
Документування складається з чотирьох етапів:

підготовчий (авторський) – від складання моделі документа до передачі авторського рукопису на редагування;

редакційний – від прийому рукопису редактором до здачі рукопису у виробництво;

виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документа на випуск у світ;

завершальний – від отримання тиражу і до поширення документа.

5.4. Документний фонд

Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.ін. Залежно від спеціальної установи, що займається зберіганням документів і організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ та ін.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) – це систематизована сукупність документів, що відповідають завданням, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання й зберігання документів протягом всього часу, поки вони являють собою реальну або потенційну цінність для користувачів.

За змістом БФ прийняте ділити на універсальні й спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо в ньому представлені документи всіх галузей знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т.ін.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на найновіших носіях інформації, неопубліковані документи і т.ін.). Спеціальним (спеціалізованим) є БФ, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних та ін. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т.ін.). Універсальними і спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки.

Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний БФ України.

Інформаційний фонд (ІФ) – це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів і інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств за інформацією, обчислювальних центрів і т.ін.

Архівний фонд (АФ) – сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або особи (сім'ї, роду). АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично та/або логічно зв'язаних між собою.

Музейний фонд (МФ) – це упорядкований масив документів, що зберігаються в музеях – організаціях, що займаються збором, зберіганням, дослідженням та експозицією документів наукового або культурного характеру.  

Документні ресурси книжних магазинів – масиви документів, тимчасово зосереджені в книжних магазинах для поширення серед населення й поповнення фондів бібліотек, інформаційних центрів тощо.

5.4.1. Довідково-бібліографічний фонд бібліотеки

Документи, що входять до складу ДБФ, можна розділити на три групи.

До першої відносяться документи, що мають основне, теоретико-методологічне значення (видання партійних і державних документів, праць видатних діячів, наукові й науково-популярні праці, підручники тощо).

Друга група – довідкові видання: енциклопедії, словники, довідники, календарі та ін.

Третя – бібліографічні посібники й покажчики бібліографічних посібників.