Палеха Юрій Іванович
кандидат історичних наук, доктор філософії, професор
Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що
прийняття рішень як головне завдання управління, — реалізується за умов повної
або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії
конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати
завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху,
але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на
підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення. Служба
діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її
діяльність, сьогодні мусить стати потужним інструментом, що в змозі через
процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих
виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в
них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси
ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів. Вже
сьогодні в сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим
процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового,
ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, функцією
менеджменту щодо документування управлінської інформації й організації обігу
службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у
високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й
організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.
Головною метою служби діловодства мусить бути ефективне
управління всією документацією установи, в т.ч. досконале документаційне
забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна
обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття
управлінських рішень документованої інформації. Разом з тим, важливість якісної
організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді
підприємств та установ країни недооцінюється. Справочинством, нерідко,
займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних
обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцелярії виконують
другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча
й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності
всього апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують
цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть
висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані по
суті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого
робочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того ж
низькооплачувану. Підбором інформації, обробкою і оформленням документів
сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські
рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець – документознавець
- інформаційний аналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і
місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно
створення, шляхом об’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного
центру, єдиного підрозділу управління документацією з підпорядкуванням його
першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерної
та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати одну з головних
функцій управління —досконале управління документацією.. Тоді з такого
підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір
документів, за якість опрацювання документації й виконання поставлених перед
організацією завдань в установлений термін. Створення такого спеціалізованого
підрозділу приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації
зайвих посад. Коло обов’язків його провідних співробітників-документознавців,
інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне.
Їх основні функціональні обов’язки - брати, разом з основними фахівцями
апарату, активну участь в керуванні всією документацією установи, проводити
моніторинг релевантної інформації й розробляти ефективні управлінські рішення,
вести контроль і перевірку виконання завдань і розпоряджень вищого керівництва.
Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами
документної інформації, знати особливості функціонування автоматизованих систем
діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації
й галузевої стандартизації в документно- інформаційній сфері.
Своєчасність і перспективність цієї спеціальності
«Документознавство та інформаційна діяльність» зумовлена рядом об’єктивних
чинників: По-перше, це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в
сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної
комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й
часі, це й об’єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав.
Основи документоведення — невід’ємна складова досконалості як державного
управління, так і будь-якого приватного підприємництва.
По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх
різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом
інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації. Створюються
не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції,
розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й
посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого
керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх
технологій й застосування глобальних світових мереж. Відкриття нової
спеціальності стало зворотною реакцією на процеси, що відбулись в
соціально-комунікативній сфери країни: активний розвиток систем зв’язку,
телекомунікацій, створення інформаційного системно-мережевого простору. Основи
підготовки таких фахівців були закладені ще у 60-х роках минулого століття
кафедрою радянського діловодства Московського державного історико-архівного
інституту на чолі з професором К.Г.Мітяєвим, якого в 1979 році замінила
професор Т.Н.Кузнєцова. Сьогодні на території Російської федерації
документознавців готують більше ста вищих навчальних закладів. А от навчальна
спеціальність під найменуванням „Документознавство та інформаційна діяльність”
впроваджена тільки в Україні. В Російській федерації її аналогом є
спеціальність „Документознавство та документаційне забезпечення управління”,
яка дещо вужче й зорієнтована лише на підготовку діловодів. Навчання
інформаційній діяльності в російських ВНЗ об’єднане з бібліотечною й
позначається як „Бібліотечно-інформаційна діяльність”. В США викладання курсу
дисциплін з інформаційної діяльності також інтегровано з бібліотечною.
Популярність підготовки фахівців зі спеціальності
„Документознавство та інформаційна діяльність” в Україні невпинно зростає. За
останні три роки ця спеціальність відкрита більш ніж в двух десятках вищих
навчальних закладів та на їх відокремлених факультетах університетів в
Луганську, Луцьку, Миколаєві, Одесі, Рівному, Черкасах. . Навчання за
документно-інформаційною спрямованістю в Європейському університеті розпочато
п’ять років назад і вже відбувся перший випуск спеціалістів, які ефективно
працюють за обраною спеціальністю. В цьому навчальному році планується випуск
документознавців- інформаційних аналітиків і в відокремлених підрозділах
університету в м. Конотопі та Пирятині, де вже зараз за цією спеціальністю
займається більш 200 студентів.
Рекомендована література:
Палеха Ю.І. Служба діловодства як об’єкт керування в
установі. "Студії з арх. справи та документознавства." 2004. .№13.-
С.137-142
Немає коментарів:
Дописати коментар