Діловий документ

6.1. Поняття про діловий документ

6.2. Класифікація ділових документів

7.1.Текст ділового документа

7.2. Реквізити та оформлення ділового документа

7.3. Характеристика окремих видів ділових документів

6.1. Поняття про діловий документ

Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.

До ділових документів відносяться:

інформаційні;

документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);

розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

організаційні (положення, статути, інструкції);

документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);

документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);

документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);

обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);

документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).

Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.

Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.

6.2. Класифікація ділових документів

Ділові документи класифікуються за різними ознаками: видом, походженням, місцем складання, стадіями створення, складності, терміном виконання, гласності, термінам збереження, формою та ін.

За походженням ділові документи поділяються на офіційні (службові) й особисті.

Офіційний (службовий) документ створюється організацією або посадовою особою й оформляється у встановленому порядку. Документ особистого походження створюється особою поза сферою його службової діяльності або виконання службових обов'язків (лист, записка).

За місцем складання й виходу з установи розрізняють документи внутрішні і зовнішні, вхідні та вихідні. Внутрішній документ призначений для функціонування усередині організації й не виходить за її межі (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ виходить за межі організації, тобто вхідна та вихідна кореспонденція (лист, телеграма, запит). Вхідний документ надходить в організацію, а вихідний – спрямований з установи (організації, підприємства).

За стадіями виготовлення розрізняють чернетки, чистові документи, оригінал і копію. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний його екземпляр. Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, у тому числі елементи його правового, ділового, художнього оформлення. У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

За складністю виділяють прості (у документі розглянуте одне питання) й складні (містять інформацію щодо двох і більше питань) документи.

За терміном виконання документи поділяються на термінові, що виконуються у терміни, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «ТЕРМІНОВО» (телеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження) і нетермінові – виконуються у терміни, визначені керівництвом підприємства (установи, фірми).

За гласністю розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні. Таємні документи особливо цінні і мають гриф «ТАЄМНО». З ними ведуть роботу особи, що мають дозвіл і ознайомлені із спеціальною інструкцією. Документи службового користування, що містять відомості, не підлягають розголосові по радіо, телебаченню, використовуються тільки працівниками даного підприємства (організації, установи). На таких документах проставляють гриф «Для службового користування».

За терміном збереження виділяють документи постійного збереження, документи тривалого збереження (понад 10 років) і документи тимчасового збереження (до 10 років).

За видами розрізняють типові, трафаретні й індивідуальні документи. Типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов’язковий характер. Трафаретні виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Індивідуальні документи створюються кожного разу по-новому. Зміст у них викладається індивідуально, являючи собою результат творчості виконавця (автобіографія, доповідна записка).

За юридичною силою документи поділяють на такі: справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами; фальшиві (підроблені), у яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

7.1. Текст ділового документа

Текст – головний елемент документа.

 УВАГА! Текст ділового документа відповідає таким основним вимогам: достовірність і об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації, максимальна стислість, переконливість. Переконливо складений документ може прискорити прийняття управлінського рішення, допомогти уникнути назрілого конфлікту. Текст розкриває основний зміст документа.

7.2. Реквізити та оформлення ділового документа

Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, часовими й територіальними межами та об'єктами його дії.

Реквізит (лат. requisition – потрібне, необхідне) – сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Оформлення документа – це проставляння необхідних реквізитів, їх написання й розташування на бланку.

Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів A3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).

Діловий документ з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – єдина модель побудови форми документа, що встановлює галузь застосування, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити.

Для кожного формату (А4 і А5) встановлюються два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.

Найменування виду документа. У всіх документах, окрім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє швидкому сприйняттю його змісту.

Автор ділового документа – це юридична особа: установа, підприємство, організація

Дата. Документ датується у день його підписання або затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються у день проведення колегії). Елементи дати наводяться в одному ряду трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік.

Індекс. Цей реквізит забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереження й контроль виконання. Він містить три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи в номенклатурі підрозділу, третя – порядковий номер по журналу обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97.

Місце складання або видання. Цей реквізит містить назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпорядчий, організаційний або колегіальний документ.

Адресат. Документ адресується організації, структурному підрозділу, службовій або приватній особі. Основні елементи реквізиту «адресат» – назва установи, підрозділи, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса.

Гриф затвердження. Затвердження – спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій або службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що затверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження.

Заголовок до тексту. Цей реквізит відображає головну ідею документа. Мета заголовка – прискорення процесу обробки документа й проходження через структурні підрозділи до його реального виконавця.

Заголовок є невід'ємною частиною документа, оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він з максимальною повнотою розкриває зміст документа.

Підпис. Формою виразу законності документа й відповідальності за його зміст є його огляд. Головні способи огляду документів – підпис, затвердження й печатка.

Печатка додається до документів, що вимагають особливого огляду їх автентичності. Вона може бути гербовою або простою.

Відмітка про виконання документа та направлення його до справи. Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова «у справу» і номер справи, до якої буде підшитий документ, дату направлення документа у справу, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

7.3. Характеристика окремих видів ділових документів

7.3.1. Інформаційний діловий документ і документ колегіального органу

До інформаційних ділових документів належать доповідь, звіт, доповідна й пояснювальна записки, довідка, зведення, огляд, службові й листи, зокрема їх різновиди: лист-запит, лист-нагадування, прохання, інформаційний, відповідь, а також телеграма, телефонограма й радіограма.

Однією з найважливіших підсистем управлінської документації є система організаційно-розпорядчих документів.
Основними їх видами, найбільш поширеними в управлінській діяльності, є організаційні  і розпорядчі .

7.3.2. Організаційний документ

Усі організації і підприємства в своїй діяльності разом з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями. Ці документи називають організаційними.

7.3.3. Розпорядчий документ

Розпорядчий документ  видається керівником на правах єдиноначальності в межах його компетенції: наказ, розпорядження.