Методи і способи документування

4.1. Кодування інформації

4.2. Поняття про мови

4.3. Поняття про знаки

4.4. Документ як знакова система

4.5. Способи і засоби запису інформації

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації  інформації на матеріальному носії.

Метод документування – це прийом або сукупність прийомів фіксації інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мов, знакові системи і т.ін.).

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, вживаних при записі інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний та ін.).

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

Методами документування визначається специфіка знакової системи запису інформації на носії. Методи, способи, засоби створення документа у своїй сукупності є основою видового різноманіття документів.

4.1. Кодування інформації

Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.

Кодування інформації – це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксації інформації.

Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі та часі.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

Знак – це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом.

Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.

4.2. Поняття про мови

Мова – це особлива система різнотипних і разом з тим внутрішньо об'єднаних між собою структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень і т.ін.), які людина свідомо використовує і які служать йому засобом спілкування з іншими. Мови – це системи, у яких із знаків (букв, цифр, умовних позначень) за допомогою граматичних правил будуються осмислені лексичні одиниці і речень.

За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято ділити на:

природні (або натуральні)

штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Природна мова відрізняється від штучної тим, що її мовні знаки виникають стихійно, а штучні знаки створюються спеціально.

Природні мови історично виникли у процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою є мова міміки і жестів, що дісталася людині в спадок від тварин і базується на першій сигнальній системі;
національні мови – основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те або інше поняття, предмет.

Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності й передачі спеціальних повідомлень. Прикладами можуть служити різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного програмування і т.ін.

4.3. Поняття про знаки

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковость – одна з основних його ознак. Документ – це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі букв, отворів, крапок, ліній, цифр і т.ін.

Знак має такі основні властивості: 1) матеріальний вираз; 2) значення; 3) інформування про щось відмінне від нього; 4) передача інформації; 5) функціонування в певній знаковій ситуації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.

4.3.1. Класифікація знаків

Розрізняють знаки мовні і немовні:

Знак мовний – одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, речення), яка служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті.

Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документною інформацією між людьми.

До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.

4.4. Документ як знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами.

До властивостей документа як знакової системи віднесені:

особливості форми знаків;

способи нанесення (фіксації) знаків;

способи сприйняття знаків.

Знакова система володіє певними властивостями: 1) знаки зв'язані в ній між собою певними правилами граматики; 2) нові знаки запроваджуються в систему не довільно, а на основі правил; 3) значення знаку в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі; 4) система складається з кінцевого (хоч і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник; 5) здійснюється переклад (заміна) однієї знакової системи іншою; 6) знаки фіксуються одним або кількома способами.

4.5. Способи і засоби запису інформації

*Запис інформації – це спосіб фіксації інформації на матеріальному носії.

Залежно від способу фіксації інформації розрізняють рукописний, механічний, магнітний, оптичний, фотографічний, електростатичний документи.

Першим способом фіксації інформації є ручний спосіб – нанесення знаків від руки.

Другий різновид друкарських документів – це ті, які отримані за допомогою копіювально-множильної техніки. До процесів оперативного розмноження документів відносяться офсетний, трафаретний, гектографичний друк. Текст на відтисненнях виходить шляхом перенесення фарби з друкарської форми на матеріал відтиснення (папір, картон).

Механічний запис проводиться за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія.

Фотографічний запис здійснюється зміною оптичної щільності носія запису відповідно сигналам записуваної інформації. Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснюваний електронним пучком.

На початку XX ст. з'явився магнітний запис. Він здійснюється під впливом магнітного поля шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин при дії сигналів записуваної інформації. Розрізняють запис з поздовжнім й поперечним намагніченням, а також термомеханічний запис.

Існує також електромагнітний і магнітооптичний запис. Першими з'явилися фонодокументи з електричним записом звуку. Технологія їх виробництва була розроблена у 20-х рр. у Німеччині.

Перша вітчизняна магнітна стрічка (тип 1) була випущена в 1954 р. В основі магнітного звукозапису лежить зміна магнітного стану феромагнетиків у результаті дії зовнішнього магнітного поля, тобто явище гістерезису.

Одним з основних способів фіксації інформації є звукозапис – це запис звука на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами.

У 70-і рр. XX ст. виник оптичний запис інформації сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного або близького до нього діапазону випромінювання, який, впливаючи на робочий шар носія запису, змінює його стан під впливом сигналу записуваної інформації.

Запис і прочитування інформації можуть виконуватися й за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу CD-ROM, компакт-диск, голограми).

Документи, зміст яких повністю або частково виражений перфораціями, матричним магнітним записом, матричним розташуванням стилізованих знаків тощо, пристосовані для автоматичного прочитування, прийнято називати машинозчитуваними документами. Вони містять інформацію на спеціальних матричних полях, матрицях. Для читання інформації використовують спеціальні машини. Поява машинного документування не відміняє попередніх способів фіксації інформації, а лише доповнює їх.

Постійне розширення способів запису (фіксації) інформації призводить до виникнення все більш складних нетрадиційних видів документів, які поєднуються з традиційними документами, рукописними й друкарськими.